voordelen &Nadelen van Chronologisch Archivering

Chronologisch indienen is een methode van indiening documenten die u toelaat om alle documenten in verband met een bepaalde transactie of zakelijke relatie te behouden . De belangrijkste van de voordelen is dat chronologisch depot is grondig archiveringssysteem . Het is geschikt voor het vertellen van een verhaal over de transactie of relatie met een persoon vertrouwd met gebeurtenissen . Echter , chronologische archivering heeft zijn nadelen en de zuster indienen werkwijze kan beter systeem aan te bieden , afhankelijk van de documenten wordt gehandhaafd . Definitie

Chronologisch aanvraag wordt verstaan ​​het organiseren van documenten , ontvangstbewijzen en andere documenten met behulp van de datum van het document of de datum waarop het bestand is gemaakt of gewijzigd . Het oudste document is geplaatst aan het begin van het bestand met alle volgende documenten worden geplaatst op een vergelijkbare manier op basis van de datum en de maand (bijvoorbeeld , 1 augustus , 15 september , 30 augustus ) .
Pros

Chronologisch indienen is een uitstekende methode voor het doen van grote aankopen en belangrijke zakelijke relaties . Alle aanverwante documenten worden vanaf de datum van aankoop of begin van de relatie bleef de huidige dag , die u toestaat om uit te leggen precies hoe de gebeurtenissen zich hebben voorgedaan en wat de mensen of entiteiten betrokken zijn geweest . De grondigheid van chronologische indiening kan vooral nuttig zijn bij geschillen. Chronologische indienen kunt u ook de specifieke documenten die u nodig hebt snel toegang zonder te zoeken door het hele bestand , zolang jij de termijn waarin de documenten zijn gemaakt of gewijzigd .
Cons

Chronologisch indiening kan resulteren in grote bestanden die nemen een enorme hoeveelheid ruimte . Ook kan chronologische bestanden onbelangrijke papieren, zoals standaardbrieven en routine correspondentie , die niet hoeven te worden ingediend bevatten . Aangezien alle stukken die betrekking hebben op een aangelegenheid worden bewaard kan het moeilijk zijn om een ​​bepaald document dat u nodig hebt als je niet weet wat de datum waarop het is gemaakt of gewijzigd gemakkelijk te trekken . Een manier om dit nadeel te beperken is een index van alle documenten te behouden in het bestand met een kolom met de datum van het document en een tweede kolom het document met de beschrijving , zodat u kunt eenvoudig een bepaald document te vinden . De index moet telkens een nieuw document wordt toegevoegd aan het bestand worden bijgewerkt .
Omgekeerde chronologische Filing

Een andere gerelateerde , maar verschillende wijze van indiening , is omgekeerde chronologische indienen . Met deze methode wordt het nieuwste document aan het begin van het bestand met alle documenten worden opgeslagen in een soortgelijke wijze ( bijv. 1 juni , 1 mei, 1 april). Of het nu om de chronologische gebruiken of omgekeerd chronologische methode is een persoonlijke voorkeur , maar veel mensen de voorkeur aan de laatste voor het indienen van artikelen zoals betaalde creditcard of elektriciteitsrekening omdat oudere facturen en betalingsbevestigingen kan in zeldzame gevallen moeten worden bekeken.