Wat zijn de voordelen van een papierloze werkplek

? Mensen eerst begon te praten over het papierloze kantoor in de jaren '70 . Tot voor kort was het alleen maar een droom om te denken dat u een bedrijf zou kunnen draaien zonder papieren documenten geweest . Vandaag de dag , het is een realiteit , dankzij de goedkope data-opslag en snellere netwerkmogelijkheden . Een papierloos kantoor verwijst naar het gebruik van de computer opslag voor documenten , en wanneer correct uitgevoerd , het proces heeft vele voordelen . Toegang tot documenten overal

Met papier in een archiefkast , moet een persoon in het kantoor om toegang tot het document , of hij moet het bestand met hem nemen . Een papierloos kantoor laat werknemers toegang tot documenten van overal dat een pc-verbinding , met inbegrip van een slimme telefoon heeft . Dit kunnen medewerkers efficiënter zijn bij het werken in afgelegen gebieden .
Documenten kunnen eenvoudig worden gevonden

deel van de oprichting van een papierloos kantoor is om te bepalen hoe de bestanden worden genoemd . Dan kunt u eenvoudig een bestand te zoeken op bestandsnaam . Als je niet weet wat de bestandsnaam , kunt u een zoekopdracht voor bepaalde zoekwoorden uit te voeren in het document en zoek het op die manier . In een bedrijf dat zich bezighoudt met rekeningnummers of rechtverkrijgenden tracking-nummers aan documenten , kunnen documenten worden doorzocht en gemakkelijk opgehaald door deze nummers . Een document kan door een naam of woonplaats worden verwezen , zonder dat verschillende bestanden voor elke categorie.
Veiliger Documenten

Belangrijke documenten in een archiefkast kan altijd verloren in een brand of een andere ramp . Papierloze documenten elektronisch opgeslagen kunnen gemakkelijk worden gebackupt. De back-up kan offsite en weg van uw kantoor. Met een back-up van documenten, kunt u snel aan zijn weer te lopen. Vernietiging van papieren documenten kon de vernietiging van uw bedrijf en de bron van inkomsten betekenen . Met de juiste veiligheidsmaatregelen , is het moeilijker voor iemand in te breken in elektronische bestanden en stelen ze dan in te breken in een kantoor en vertrouwelijke klant of opdrachtgever informatie te stelen .
Overwegingen

Gebruik minimaal twee back-ups van uw documenten , met een offsite . Gebruik professionele software gemaakt voor een kantoor om uw papierloze documenten te maken . Hebben een proces in plaats van oudere elektronische documenten te archiveren en een naam geven in een herkenbare manier , misschien wel de integratie van de aanmaakdatum als onderdeel van de naam . Versleutelen altijd gevoelige gegevens te beschermen. Echter , houden papieren exemplaren van de licenties en bepaalde ondertekende documenten .